Zanim będzie za późno

Niezależnie od tego, czy jest ich dużo (co nie zawsze jest zaletą), czy mało (co nie zawsze jest wadą), wierzę, że procedury wewnętrzne stanowią krwioobieg organizacji. Porządkują pracę, odpowiadają na pytania nie tylko nowych pracowników, a jeśli są aktualizowane, to leją miód na me serce.

Niestety, wiemy, jak jest – zwykle są ignorowane, zaniedbane, aktualizowane od przypadku do przypadku (co ta Zocha miała na myśli pisząc „zaparafowany, podpisany, przesłany gołębiem pocztowym”…?).

Skoro jednak wierzę, że procedury wewnętrzne stanowią krwioobieg organizacji, to dzisiaj przyjrzę się 4 sygnałom ostrzegawczym, które mówią: „Hej, Twoje procedury wewnętrzne wołają o pomoc!”.

1. „Gdzie to było?!” – epopeja poszukiwawcza

Czy Twoi pracownicy spędzają więcej czasu na szukaniu informacji niż na ich wykorzystywaniu? Czy pytanie „A wiesz, gdzie to jest?” jest najczęściej wypowiadanym zdaniem w biurze? Ewentualnie „myślałam, że to było tutaj, ale już nie ma…”.

Jeśli tak, to znak, że procedury dotyczące obiegu dokumentów i zarządzania wiedzą leżą i kwiczą. To trochę jak gra w chowanego, w której nikt nie zna zasad, a szukane obiekty zmieniają lokalizację. Frustrujące i nieefektywne.

2. Argumentum ad zawszum – „zawsze tak robiliśmy”

Opór przed zmianami jest bardzo ludzki i czasem nawet zrozumiały, ale jeśli argumentum ad zawszum hamuje możliwość aktualizacji procedur i ich dopasowania do rzeczywistości to jest to tym bardziej sygnał o konieczności takiej aktualizacji. Procedury, które kiedyś miały sens, z czasem stały się reliktami przeszłości, nikomu niepotrzebnymi, a wręcz szkodliwymi.

Pomyśl o tym jak o próbie jazdy trabantem po autostradzie. Niby jedzie, ale czy bezpiecznie? Komfortowo? Jeśli Twoje procedury to taki organizacyjny trabant, czas na rewolucję z głową, zamiast czekania na ewolucję, która nigdy nie nadejdzie. Czasem trzeba po prostu wziąć na klatę dyskomfort zmiany, by na dłuższą metę zyskać spokój i efektywność.

3. „To załatwi się samo” – ignorowanie sygnałów ostrzegawczych

To mentalna pułapka, w którą wpadamy, gdy wolimy unikać niewygodnych decyzji. Sygnały, że coś w procedurach nie działa, często są subtelne: drobne błędy, powtarzające się pytania, irytacja pracowników, czy niewyjaśnione „anomalie”. Zamiast zająć się nimi od razu, łatwo jest machnąć ręką i powiedzieć: „Ktoś to poprawi”, „Samo się ułoży” albo „To tylko jednorazowy problem”.

Nic nie załatwia się samo. Na początku to tylko kropelka, potem strużka, a zanim się obejrzysz, masz powódź i kryzys na pełną skalę. W kontekście procedur, to oznacza, że te drobne błędy i frustracje mogą w pewnym momencie doprowadzić do poważnego incydentu, straty danych, problemów z reputacją albo… z compliance. Kiedy już woda zaleje piwnicę, naprawa jest znacznie droższa i bardziej bolesna niż załatanie kilku przecieków na czas. Nie pozwól, by drobne niedogodności urosły do rangi problemów, które sparaliżują Twoją organizację.

4. „Kontrola?!” = panika

Na samą myśl o kontroli (PIP, audyt zewnętrzny) Ciebie i Twój zespół zalewa zimny pot? Nagle wszyscy szukają dokumentów, nerwowo sprawdzają procedury i modlą się o cud? Stres i chaos podczas kontroli to ostatnie, czego potrzebuje Twoja organizacja.

Zamiast liczyć na szczęście i improwizację, lepiej mieć plan B (i C, i D) na każdy scenariusz. Prawdziwe przygotowanie to nie panika, ale spokojna pewność, że wszystko jest na swoim miejscu i działa tak, jak powinno.

Bo wiecie, liczenie na to, że kontrolujący nie zauważy, że Wasze procedury to relikty minionej epoki, jest jak oczekiwanie, że rekin, widząc Was w wodzie, nagle przejdzie na dietę wegańską…

Co robić, gdy rozpoznasz któryś z tych sygnałów?

Przede wszystkim – nie panikować! Da się to naprawić.

Same oczywistości, ale warto:

🧙‍♀️ Zrobić przegląd procedur – sprawdzić, co działa, a co wymaga poprawy, a co wymaga odchudzenia (to jest super ważne – nie mnóżcie niepotrzebnych dokumentów!).
🧙‍♀️ Porozmawiać z pracownikami – oni najlepiej wiedzą, co ich boli i co można usprawnić.
🧙‍♀️ Wprowadzić zmiany – nie bać się rewolucji, jeśli jest potrzebna.
🧙‍♀️ Regularnie aktualizować procedury – świat się zmienia, a procedury muszą iść z nim w parze.

Podsumowując – nie czekaj, aż trabant rozkraczy się autostradzie albo tamę rozerwie powódź.

Gdy już zorientujesz się, że Twoje wewnętrzne procedury wołają o pomstę do nieba, otwiera się droga do wdrożenia naprawdę innowacyjnych rozwiązań.

🦄 Pomyśl o legal design, który sprawi, że dokumenty staną się jasne, zrozumiałe i przyjazne dla użytkownika, a nie będą tylko zbiorem paragrafów.

🤖 Albo o automatyzacji procesów (RPA), która wyręczy Cię w monotonnych, powtarzalnych zadaniach, pozwalając zespołowi skupić się na tym, co naprawdę ważne. Dostępne są rozwiązania, które pomagają uporządkować i uprościć te wszystkie wymagania, przekształcając je z żmudnego obowiązku w intuicyjny proces zarządzania.

Pamiętaj, że dobrze zorganizowane procedury to nie tylko kwestia zgodności, ale przede wszystkim spokój ducha!