Ile kosztuje brak Polityki Przeglądu Umów?

Według przygotowanego przez World Commerce & Contracting raportu „Overcoming the 10 pitfalls of contracting”, przez nieefektywne zarządzanie kontraktami firmy tracą średnio 9,2% ich wartości.

Czy to dużo? Oczywiście.

Niemniej jednak inne analizy, wskazują na jeszcze większe kwoty. Przykładowo Beverly Rich w artykule „How AI Is Changing Contracts” wskazuje, że straty mogą sięgnąć od 5% do nawet 40% wartości transakcji!

Choć dane te pochodzą z przed kilku lat, problem utraty wartości kontraktów pozostaje aktualny, a nowe wyzwania rynkowe i technologiczne mogą go nawet potęgować.

Jak zatem pieniądze i zasoby wyciekają z Twojej firmy? Poniżej kilka przykładów.
• brak współpracy i przepływu informacji pomiędzy „biznesem” a „legalem” często prowadzi do nieporozumień, które wprost wynikają z jasnego określenia wymagań dotyczących danej umowy i celów biznesowych jakie umowa ma pomóc zrealizować. Hasło: „potrzebuję prostą umowę współpracy” to jednak za mało😊
• przegapione terminy odnawiania i renegocjacji umów, które mogą wprost prowadzić do automatycznego odnowienia umowy, co niejednokrotnie połączone jest z utratą pierwotnych rabatów, bądź chociażby brakiem możliwości przenegocjowania warunków;
• nieefektywne zaangażowanie zespołów prawnych, które może przybrać postać (a) nadmiernego zaangażowania prawników, którzy przepalają budżet przy analizie prostych i powtarzalnych umów, czyli tam gdzie wiedza specjalistyczna nie jest niezbędna (matryca oceny ryzyka może pomóc😊); (b) zbyt późnego zaangażowania zespołu prawnego, w sytuacjach, w których wiedza specjalistyczne jest jednak potrzebna. Niejednokrotnie prowadzi to do konieczności ponownego wykonania pewnego zakresu prac, czy też otwierania zakresów, który były już „wynegocjowane”. To wszystko prowadzi nas bezpośrednio do kolejnego punktu, którym są…
• przedłużające się w nieskończoność negocjacje, które nie tylko generują koszty (zarówno te pieniężne jak i te związane z utratą czasu całego zespołu), ale opóźniają moment, w którym potencjalna umowa ma rozpocząć generowanie korzyści biznesowych;
• brak całościowego zarządzania całym cyklem życia umowy, w szczególności fazą po jej zawarciu. Bardzo często umowa po podpisaniu trafia „do szuflady”, a proces zarządzania umową po jej podpisaniu jest marginalizowany i traktowany jako zbędna czynność administracyjna. Niestety prowadzi to do wielu problemów realizacyjnych i sporów, których można było uniknąć;
• brak wykorzystania dostępnych technologii często prowadzi do tego, że umowy tworzone są na nieaktualnych wzorach (ostatnio wpadła mi w ręce umowa, w której były odwołania do ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 r.!!!) a dane przechowywane są w wielu miejscach. Brak wykorzystania automatyzacji i zintegrowanego systemu przechowywania umów jest jednym z kluczowych czynników uniemożliwiających skuteczną optymalizację procesu kontraktowania.

Czy który z tych przykładów brzmi znajomo?

Polityka Przeglądu Umów oczywiście nie rozwiąże wszystkich problemów dotyczących kontraktowania. Jest to jednak narzędzie, które ma na celu zamienić chaos w ustrukturyzowany i poukładany proces, a w konsekwencji ograniczyć ryzyko, zapewnić oszczędności i bezpieczeństwo. To także sposób, by odciążyć Twój zespół prawny i sprawić, by prawo wreszcie zaczęło działać na Twoją korzyść.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej organizacji wdrożyć skuteczną Politykę Przeglądu Umów lub przeprowadzić audyt obecnych procedur, skontaktuj się z nami.