Case study: automatyzacja procesu kontraktowania personelu
Wyzwanie
Klient Kancelarii, prowadzący swoją działalność biznesową na terenie Unii Europejskiej, stanął przed wyzwaniem zarządzania złożonym procesem kontraktowania swojego personelu. Konieczność każdorazowego dostosowania umów do przepisów obowiązujących w kraju świadczenia usług doprowadziła do opracowania kilkudziesięciu wzorów dokumentów. Różnorodność realizowanych projektów, lokalizacji oraz form rozliczeń dodatkowo komplikowała proces, czyniąc tradycyjne podejście do przygotowywania umów kosztownym, czasochłonnym i podatnym na błędy. Ręczne dobieranie odpowiednich dokumentów oraz ich uzupełnianie znacząco obciążało zasoby organizacyjne. Zidentyfikowaliśmy, że opracowanie umowy dla jednego współpracownika kosztuje Klienta przeciętnie jedną godzinę pracy radcy prawnego.
Rozwiązanie
Wykorzystując dostępne po stronie Kancelarii narzędzia, postanowiliśmy zintegrować cały proces w jedną spójną całość, wdrażając kompleksową automatyzację, która obejmowała:
- Zaprojektowanie inteligentnego systemu doboru umów – interaktywny, wielokrotnie zagnieżdżony formularz automatycznie dobiera właściwy wzór dokumentu. Na podstawie wstępnych pytań system selekcjonuje kolejne, co pozwala ograniczyć ich liczbę i dopasować je precyzyjnie do konkretnego przypadku, eliminując konieczność generowania nieprzydatnych odpowiedzi;
- Automatyczne generowanie umów – dane wprowadzone do formularza są przetwarzane przez naszego asystenta AI Radka Zatupa, który w kilka sekund tworzy komplet dokumentów;
- Tworzenie automatycznej bazy danych – nasz asystent AI zapisuje zidentyfikowane cechy każdej umowy, co pozwala na ich późniejsze wykorzystanie. Dzięki temu jednym kliknięciem można generować kolejne dokumenty, takie jak aneksy czy porozumienia o rozwiązaniu współpracy – Radek Zatup sam dobiera odpowiedni wzór, pobierając dane już raz wprowadzone do bazy;
- Integracja z systemem powiadomień e-mailowych – gotowe umowy są natychmiast przesyłane do Klienta, eliminując opóźnienia w procesie i konieczność dostępności radcy prawnego;
- Pełna standaryzacja i parametryzacja – rozwiązanie pozwala na szybkie skalowanie i minimalizację ryzyka błędów, gwarantując zgodność z lokalnymi przepisami prawnymi.
Sukces
Dzięki automatyzacji Klient uzyskał efektywniejszy, a także znacznie tańszy proces kontraktowania personelu B2B. Nasze innowacyjne podejście pozwoliło przekształcić czasochłonną procedurę w nowoczesny i wydajny system. To klasyczny przykład rozwiązania win-win – Klient oszczędza czas i pieniądze, a my dostarczamy innowacyjne rozwiązania prawne, wyprzedzające standardy rynkowe.
A co o tym sądzi nasz Klient?
„To narzędzie do generowania standardowych aneksów, terminations oraz umów to prawdziwy game-changer w codziennej pracy! Dzięki niemu proces tworzenia dokumentów dla naszych konsultantów jest nie tylko szybszy, ale i znacznie bardziej efektywny. Automatyczne uzupełnianie danych i predefiniowane szablony pozwalają w mgnieniu oka przygotować kompletne, zgodne z wymogami formalnymi dokumenty. To oszczędność czasu i eliminacja monotonnych, powtarzalnych zadań, co pozwala skupić się na ważniejszych aspektach pracy”.
