Polityka przeglądu umów

Czym jest polityka przeglądu umów i dlaczego jej brak kosztuje Twoją firmę więcej, niż myślisz.

Wstęp

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że podpisana z entuzjazmem umowa okazała się źródłem problemów, a nie sukcesu? Dla każdej organizacji umowy stanowią fundament działalności operacyjnej i strategicznej. Dobrze przygotowana umowa to nie tylko dokument prawny – to mapa prowadząca strony do realizacji wspólnych celów biznesowych. Określa przedmiot i zasady współpracy, prawa i obowiązki stron oraz sposób alokacji ryzyk. Co równie ważne, może ograniczyć ryzyko długotrwałych i kosztownych sporów.
Jak zatem zapewnić, że zawierane umowy są zgodne z prawem, efektywne i wspierają cele biznesowe? Jednym z narzędzi jest wdrożenie w organizacji polityki przeglądu umów – zestawu procedur i zasad, które porządkują cały proces kontraktowania.
W tym artykule wyjaśniam, czym dokładnie jest polityka przeglądu umów, dlaczego warto ją wdrożyć oraz jakie elementy decydują o jej skuteczności.

Czym jest polityka przeglądu umów?

Polityka przeglądu umów to zbiór zasad, procedur i wytycznych, które organizacja wdraża po to, by usprawnić i ustandaryzować proces zawierania umów. Jej celem jest:
• zapewnienie zgodności umów z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi,
• ograniczenie ryzyk prawnych i finansowych,
• zapewnienie formalnej ważności umów (np. poprzez weryfikację podpisów osób upoważnionych),
• poprawa efektywności i szybkości procesu kontraktowania,
• uporządkowanie zarządzania cyklem życia umów (Contract Lifecycle Management – CLM).
Brzmi prosto – ale skuteczność polityki zależy od jej realnego wdrożenia i przestrzegania.

Dlaczego warto wdrożyć politykę przeglądu umów?

W praktyce prawidłowe podpisanie umowy nie zawsze jest oczywiste. Przykład? Umowy zawierane przez osoby nieuprawnione do reprezentowania firmy – co może prowadzić do ich nieważności i poważnych konsekwencji. Polityka przeglądu umów porządkuje ten proces: definiuje, kto może podpisywać dokumenty, kto powinien je wcześniej zatwierdzić, kiedy wymagany jest przegląd prawny i jakie procedury należy stosować. W efekcie minimalizuje ryzyko błędów formalnych.

W kontekście rosnącej liczby regulacji (tzw. inflacji prawa) i wewnętrznych polityk firmowych, zapewnienie zgodności formalnej staje się coraz większym wyzwaniem. Polityka przeglądu umów tworzy ramy, w których ta zgodność jest możliwa do osiągnięcia.
Ale to nie wszystko. Zgodność z prawem nie gwarantuje jeszcze bezpieczeństwa – niektóre zapisy, choć formalnie poprawne, mogą być dla organizacji bardzo ryzykowne. Zbyt wysokie kary umowne, brak możliwości rozwiązania umowy w razie zmiany warunków rynkowych, nieproporcjonalna odpowiedzialność – wszystko to może zostać wykryte i ograniczone dzięki dobrze działającej polityce przeglądu umów.

Badania potwierdzają wagę problemu. Z raportu World Commerce & Contracting wynika, że organizacje tracą średnio 9,2% wartości kontraktów z powodu słabego zarządzania procesem kontraktowania. Inne źródła (np. Beverly Rich, „How AI Is Changing Contracts”) wskazują na straty od 5% do 40% wartości transakcji. Choć dane te mogą ewoluować, problem erozji wartości kontraktów pozostaje aktualny, a nowe wyzwania rynkowe i technologiczne mogą go nawet potęgować. To realne pieniądze – a polityka przeglądu umów to narzędzie, które może temu przeciwdziałać.

Co powinna zawierać skuteczna polityka przeglądu umów?

Dobrze zaprojektowana polityka przeglądu umów powinna zawierać:
• Jasne procedury – przejrzyste, opisane prostym językiem (nie żargonem prawniczym), dostosowane do użytkowników biznesowych. Procedury powinny jasno określać kolejność działań i zakres odpowiedzialności.
• Matrycę oceny ryzyka – narzędzie, które pozwala klasyfikować umowy według poziomu ryzyka (np. na podstawie wartości kontraktu, czasu jego trwania, typu kontrahenta, czy kluczowych ryzyk) i ustalać, czy wymagana jest szczegółowa analiza prawna. Dzięki temu dział prawny nie jest obciążany sprawami niskiego ryzyka.
• Realistyczne harmonogramy – uwzględniające czas potrzebny na przygotowanie lub weryfikację dokumentu. Przyspieszanie wszystkiego „na wczoraj” nieuchronnie odbija się na jakości i zwiększa ryzyko błędów.
• Materiały pomocnicze – wzory umów (templates), instrukcje, tzw. playbooki kontraktowe, które ułatwiają tworzenie dokumentów zgodnych z polityką i minimalizują potrzebę indywidualnej analizy każdej umowy.
• Szkolenia i komunikacja – personel biznesowy powinien znać nie tylko treść polityki, ale też cel jej istnienia i swoją rolę w procesie. Regularne szkolenia oraz bieżąca, klarowna komunikacja są tutaj kluczowe.
• Wsparcie prawne – dostęp do prawników (wewnętrznych lub zewnętrznych), którzy mają doświadczenie w kontraktach i potrafią wspierać użytkowników biznesowych.
• Regularne przeglądy i aktualizacje polityki – przepisy się zmieniają, otoczenie biznesowe i struktury firm również. Polityka powinna być okresowo weryfikowana i dostosowywana, by nie stała się dokumentem martwym.

Praktyczne wskazówki wdrożeniowe

1. Zadbaj o spójność procedur – nawet jeśli każda umowa jest inna, proces jej zatwierdzenia powinien być jednolity. Tylko wtedy polityka będzie efektywna.
2. Korzystaj z gotowych wzorów umów – tam, gdzie to możliwe, stosuj zatwierdzone template’y. Przyspieszają one zawieranie umów i ograniczają konieczność angażowania prawników przy każdej transakcji. Dobrze przygotowany wzór to oszczędność czasu i kosztów.
3. Opracuj matrycę ryzyka – zdefiniuj kryteria oceny umów, aby efektywnie kierować zasoby tam, gdzie są najbardziej potrzebne.
4. Wdrażaj politykę przy wsparciu zespołu i jasnej komunikacji – upewnij się, że pracownicy rozumieją cel i znaczenie procedur oraz swoje role. Używaj języka zrozumiałego, unikaj nadmiernych formalizmów.
5. Monitoruj, dostosowuj i wykorzystuj technologię – obserwuj, czy polityka działa w praktyce i nie wahaj się jej modyfikować. Feedback z działów operacyjnych może być kluczowy. Rozważ wykorzystanie narzędzi do zarządzania cyklem życia umowy (CLM), które mogą wspierać egzekwowanie polityki, monitorowanie terminów i obowiązków oraz ułatwiać jej aktualizację.

Podsumowanie

Polityka przeglądu umów to narzędzie, które pozwala uporządkować, przyspieszyć i zabezpieczyć proces zawierania kontraktów. Nie zastąpi zdrowego rozsądku ani dobrej współpracy między prawnikami a biznesem, ale znacząco ogranicza ryzyko błędów, chaosu i strat finansowych. Co więcej, dobrze skonstruowana i wdrożona PPU, szczególnie poprzez wykorzystanie matrycy oceny ryzyka, może znacząco odciążyć wewnętrznych prawników. Umożliwia im skoncentrowanie się na umowach o najwyższym priorytecie i ryzyku, eliminując konieczność analizowania każdej, nawet standardowej i niskoryzykownej umowy. Przekłada się to bezpośrednio na większą efektywność działu prawnego oraz bardziej racjonalne gospodarowanie jego zasobami, w tym cennym czasem specjalistów.
Wdrożona z głową – Polityka Przeglądu Umów może być jednym z najbardziej praktycznych narzędzi compliance i efektywnego zarządzania ryzykiem w każdej organizacji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej organizacji wdrożyć skuteczną Politykę Przeglądu Umów lub przeprowadzić audyt obecnych procedur, skontaktuj się z nami.