Opracowanie i automatyzacja umów międzynarodowych
Wyzwanie
Zgodność prawna i wyeliminowanie potrzeby stałego wsparcia prawnego
Nasz Klient, świadczący swoje usługi w różnych krajach członkowskich UE i NATO, potrzebował pakietu umów, który z jednej strony zapewni mu możliwość sprawnej realizacji celów biznesowych, a z drugiej strony będzie gwarantował zgodność z prawodawstwem lokalnym.
Wyzwaniem było opracowanie takiego pakietu umów, który będzie w miarę możliwości ustandaryzowany i nie będzie wymagał odrębnych wzorów, dla każdego z krajów, w którym świadczone są usługi. Dla naszego klienta bardzo istotne było bowiem zapewnienie prostoty operacyjnej, która ma kluczowe znacznie w procesie świadczenia usług.
Problemy
Brak zgodności polskich wzorów z prawem lokalnym
Ekspansja naszego Klienta wymagała stworzenia umów, które byłyby zgodne nie tylko z prawem polskim (takie mieliśmy już gotowe), ale i prawem miejsca realizacji usług. Niestety, pomimo harmonizacji prawa w UE, część regulacji była odmienna, dlatego wymagała szczegółowej weryfikacji oraz odpowiedniej implementacji.
Rozbieżność pomiędzy przepisami a realiami biznesowymi
Zapewnienie zgodności z przepisami prawa jest oczywiście wymogiem bezdyskusyjnym. Niestety praktyka często pokazuje, że umowy, które kierują się tylko i wyłącznie brzemieniem przepisów, są całkowicie niedopasowane do realiów rynkowych. Kluczowe w naszej pracy było zatem stworzenie takich umów, które poza zapewnieniem zgodności z przepisami, umożliwią naszemu Klientowi realizację zaplanowanych celów i dalszy rozwój biznesu.
Sukces
Opracowanie pakietu wzorów
Wspólnie z partnerami zagranicznymi przeprowadziliśmy szczegółową analizę przepisów lokalnych, w tych krajach, w których nasz Klient świadczy swoje usługi. Następnie, na bazie poczynionych ustaleń opracowaliśmy pakiet wzorów, które nie tylko było zgodne z lokalnym prawodawstwem, ale także w najszerzej dopuszczalnym zakresie były ustandaryzowane.
Niestety, nie udało nam się opracować jednolitego wzoru na wszystkie kraje. Przepisy lokalne na to nie pozwalały. Przykładowo holenderskie przepisy dotyczące freelancerów wprowadzają szczególne wymogi w zakresie tzw. „fałszywego samozatrudnienia” (ang. fals self-employment). W tym zakresie konieczne okazało się skorzystanie z tzw. umów modelowych, które w pewnych zakresach różnią się od przygotowanych przez nas wzorów.
Przygotowane przez nas wzory zostały skonstruowane w taki sposób, aby w maksymalnym stopniu wspierać działalność naszego Klienta. Duży nacisk położyliśmy na optymalizację bieżących działań działu kontraktowego i działu HR. Dzięki prostej i w miarę krótkiej umowie (zawierającej parametry zmienne) oraz towarzyszącym jej niezmiennym ogólnym warunkom świadczenia usług (zawierającej parametry stałe), ilość pracy we wskazanych powyżej działach istotnie się ograniczyła.
Automatyzacja procesu kontraktowania
Prawdziwym gamechangerem okazała się jednak wdrożona przez nas automatyzacja całego procesu kontraktowania, który praktycznie wyeliminował problem sporej ilości wzorów. Więcej na ten temat przeczytać możecie we wpisie Marcina Raptisa, który jest dostępny tutaj.
Rezultat
Łatwiejsze zarządzanie biznesem
Klient nie tylko zyskał umowy, które są zgodę z prawem lokalnym, ale także dzięki odpowiedniej konstrukcji umowy oraz automatyzacji procesu kontraktowania znacząco zmniejszył koszty i zaangażowanie swojego personelu. To klasyczny przykład rozwiązania win-win, w którym Klient oszczędza czas i pieniądze, a my dostarczamy innowacyjne rozwiązania prawne, wyprzedzające standardy rynkowe.
