Kiedy „argumentum ad zawszum” powinien odejść do lamusa?

„Zawsze tak robiliśmy”. Kojarzycie? Trochę jak zaklęcie, które ma uchronić przed zmianami. Tyle że w biznesie, jak w życiu, „zawsze” trwa bardzo, bardzo krótko. Świat pędzi do przodu, przepisy zmieniają się szybciej niż pogoda w czerwcu, a konkurencja nie śpi, tylko optymalizuje i wprowadza innowacje. I nagle okazuje się, że nasze „od lat” jest po prostu przestarzałe, kosztowne i… trochę wstydliwe.

Wyobraźcie sobie organizację, która nadal używa faksów (i nie dam się przekonać, że faksy są jeszcze potrzebne!). Niby da się na nich pracować, niby wszyscy wiedzą, wysłać faks (ale czy na pewno…?). Tylko co z tego, skoro trwa to wieki? Podobnie jest z przestarzałymi procedurami. Niby „działają”, ale… no właśnie, to „ale” kosztuje nie tylko czas i pieniądze, ale też nerwy, motywację zespołu i, co równie ważne, reputację.

Niedawno pisałam o czterech objawach świadczących o tym, że procedury wewnętrzne wymagają pilnej interwencji – dzisiaj opowiem Wam, dlaczego warto te objawy potraktować poważnie i wpuścić trochę świeżego powietrza do Waszej organizacji.

Dlaczego? Czyli nie tylko o kosztach

Aktualizacja procesów to nie tylko kwestia cięcia kosztów czy zwiększania efektywności – choć to oczywiście bardzo ważne. To inwestycja w zdrowie całej organizacji, a jej korzyści rozciągają się na wiele obszarów:

🧐 Zwiększenie efektywności i produktywności – kiedy pracownicy wiedzą, co mają robić, jak to robić i po co to robią, wszystko idzie szybciej i płynniej. Proste, a skuteczne!
🧐 Zmniejszenie ryzyka prawnego i operacyjnego – aktualne, zrozumiałe procedury to zgodność z przepisami, mniejsze ryzyko kar, sporów i większy spokój ducha. To Wasz parasol ochronny.

Ale to wszystko na pewno już wiecie. Mamy natomiast jeszcze…

Niewidzialne korzyści

Przestarzałe procedury to kula u nogi. Jakie są niewidzialne korzyści z ich regularnej aktualizacji?

🦄 Budowanie kultury zaufania i wsparcia – jasne i dostępne procedury to mniej domysłów, mniej stresu i mniej frustracji. To sygnał dla pracowników, że organizacja dba o ich komfort pracy, szanuje ich czas i daje im narzędzia do efektywnego działania. A w obliczu zatrudniania osób z pokolenia Z, dla których zaufanie, bezpieczeństwo i brak frustracji są super istotne wydaje się, że takie podejście jest nieuniknione.
🦄 Nowoczesna organizacja – dotyczy to zarówno relacji z klientami (sprawne procesy obsługi), jak i z partnerami biznesowymi czy potencjalnymi pracownikami. Nikt nie chce współpracować z dinozaurami (poza czterolatkami:))!

„Argumentum ad zawszum” vs. zbyt wiele nowych regulacji: jak wyjść z labiryntu?

„Argumentum ad zawszum” to pułapka. Czas odkurzyć firmowe procedury, wyrzucić przestarzałe „eksponaty” i wprowadzić powiew świeżości. Ale jak to zrobić, żeby nie było to kolejnym „uciążliwym obowiązkiem”, który tylko mnoży dokumenty?

Często obserwuję, że w reakcji na nowe przepisy czy zmiany w otoczeniu, organizacje po prostu… dorzucają kolejne regulacje. Powstają nowe instrukcje, kolejne załączniki, dziesiątki stron procedur, które nikogo nie obchodzą i których nikt nie rozumie. Często nawet nie są sensownie komunikowane użytkownikom!

To jak dołożenie kolejnego piętra do chwiejnego domu, zamiast wzmocnienia fundamentów. Takie mnożenie dokumentów tylko potęguje chaos i poczucie, że „prawa jest za dużo”, a całe compliance to bezsensowna biurokracja.

Prawdziwa sztuka tkwi w przeglądaniu i optymalizowaniu tego, co już mamy. Zamiast tworzyć od zera, warto zerknąć na istniejące regulacje i zapytać: czy nie da się ich uprościć? Czy nie da się ich dostosować tak, by spełniały nowe wymogi, ale były jednocześnie bardziej zrozumiałe i przyjazne dla użytkowników?

I tu właśnie wchodzi cały na biało (wiem, jestem nudna) legal desing thinking – nie chodzi tylko o to, by procedura była zgodna z prawem, ale by była zrozumiała, użyteczna i łatwa w zastosowaniu dla tych, którzy mają z niej korzystać na co dzień.

Myśląc jak projektant, możemy przekształcić skomplikowane zapisy w intuicyjne instrukcje, grafiki czy checklisty.

Użytkownicy – klucz do sukcesu

Ale uwaga! Aby ten „lifting” był skuteczny i nie był tylko powierzchowną zmianą kolorów, kluczowe jest konsultowanie się z UŻYTKOWNIKAMI PROCEDUR!

To oni wiedzą, gdzie są realne zgrzyty, co jest niejasne, co blokuje pracę. Bez ich głosu, nawet najlepszy prawnik czy projektant może stworzyć coś, co w teorii wygląda pięknie, ale w praktyce nie działa. Perspektywa użytkowników to bezcenny element procesu legal design thinking, który sprawia, że zmieniasz nie tylko tekst, ale i rzeczywistość w organizacji. Brzmi górnolotnie? Pewnie tak, ale głęboko w to wierzę!

Zdarzało mi się prowadzić warsztaty z użytkownikami różnych wewnętrznych procedur – bez ich przełożonych. I muszę Wam powiedzieć (napisać😊), że to jest game-changer. Ja jako osoba z zewnątrz czy nawet przełożony tych osób nie wpadlibyśmy na połowę bolączek, które są wymieniane przez użytkowników.

Slimpliance – może warto?

Dlatego zastanawiam się, czy podejście „slimpliance” nie jest sensowniejsze – usunięcie zbędnego balastu i zaprojektowanie tego, co zostanie w ten sposób, żeby były nie tylko jasne i zrozumiałe, ale żeby faktycznie były używane i służyły biznesowi. Bo przecież o to w tym wszystkim chodzi, prawda? Żeby prawo było sprzymierzeńcem, a nie dzikiem na drodze.

Gdybyście potrzebowali wsparcia w slimpliance – jestem tu dla Was!