Ile kosztuje szukanie informacji w Twojej organizacji?

Akt 1 dramatu: pracowniczka potrzebuje pilnie jakiegoś dokumentu. Zaczyna więc epicką podróż przez foldery na dysku, skrzynkę mailową (gdzie „ważne_ostateczna_wersja_v2_poprawiona_przez_szefa.docx” czai się niczym potwór z Loch Ness), a potem pyta kolegę Y, który „chyba to gdzieś widział”.

Akt 2 dramatu: pracowniczka zastanawia się, która wersja poszukiwanego dokumentu to ta właściwa? „ostateczna_wersja_v456_v_szef” czy może „final_ostateczny_v_klient”?

Akt 3 dramatu: rwanie włosów z głowy, lamenty, chór śpiewa „Czy warto było szaleć tak?”

Brzmi znajomo? To właśnie poszukiwanie zaginionej arki w wersji korporacyjnej. I uwierzcie mi, ta wyprawa może sporo kosztować. Nie chcemy być Odysami ani Syzyfami tego świata, prawda?

Czas to pieniądz (obv!)

Oczywistym kosztem jest czas. Ile minut (a czasem godzin!) dziennie każdy członek i członkini organizacji traci na grzebanie w cyfrowym (lub gorzej – papierowym!) chaosie? Pomnóżcie to przez liczbę zatrudnionych i średnią stawkę godzinową. Wynik może być szokujący.

Frustracja

Koszty „miękkie” są równie ważne. Frustracja pracownika, który po raz kolejny nie może znaleźć potrzebnych informacji, to spadek motywacji i zaangażowania. Zniechęcony pracownik to mniej efektywny i mniej szczęśliwy pracownik. W konsekwencji rośnie…

Ryzyko błędów

Brak dostępu do aktualnych i spójnych informacji zwiększa ryzyko pomyłek. Wysyłamy klientowi nieaktualną ofertę, podejmujemy decyzję na podstawie starych danych, gubimy ważne dokumenty. To nie tylko wstyd, ale też realne straty finansowe i wizerunkowe.

Jakie są najczęstsze winowajcy tego informacyjnego bałaganu?

❓ „Kreatywny” system folderów – każdy członek i członkini organizacji ma swój własny sposób na organizację plików.
❓ Wersje dokumentów mnożące się jak króliki – „Umowa_ostateczna.docx”, „Umowa_ostateczna_v2.docx”, „Umowa_ostateczna_v2_NAPRAWIONA.docx” – już gdzieś to widzieliście?
❓ Brak centralnego miejsca przechowywania informacji: ważne informacje są rozproszone po mailach, dyskach sieciowych, a nawet… na karteczkach. Najgorzej, kiedy wiedza jest składowana w głowie tej jednej pracowniczki, która zawsze ogarnia, pomaga i wie, co i gdzie znaleźć. A co, jak pracowniczki nie ma? Patrz początek artykułu (podpowiedź: lament).
❓ Nieaktualne procedury „Robimy tak od zawsze ” – patrz: argumentum ad zawszum.

Co można z tym zrobić?

Uspokajam, jest nadzieja! Można wprowadzić porządek w informacyjnym królestwie. Kluczem jest:

🦄 Jeden spójny system przechowywania i oznaczania dokumentów.
🦄 Centralne miejsce składowania wiedzy.
🦄 Aktualizacja procedur i regularne przeglądy procesów.
🦄 Szkolenia dla pracowników.

Pamiętajcie, porządek w informacjach to nie fanaberia, to inwestycja. Inwestycja w czas, efektywność, spokój ducha i sukces. A bałagan? Bałagan to luksus, na który mało która firma może sobie pozwolić.

Nie byłabym sobą, gdybym nie dała znać, że legal design i automatyzacje to oczywiste leki na opisane bolączki – jasne dokumenty i zautomatyzowanie części procesów przyspieszają odnalezienie informacji i pozwalają dbać o ich aktualność.